Les modalités de la DPAE
Déclaration par voie électronique
La déclaration par voie électronique est la méthode recommandée pour réaliser la DPAE. Elle est obligatoire pour les entreprises ayant effectué plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente. La déclaration doit être transmise à l’Urssaf avant l’embauche et au plus tôt huit jours avant celle-ci. Une fois la DPAE effectuée, l’employeur doit pouvoir présenter, sur simple demande des agents de contrôle, l’accusé de réception de la déclaration adressée à l’Urssaf.
Déclaration papier
Alternativement, la déclaration peut être effectuée par voie papier, en envoyant le formulaire par télécopie ou par courrier recommandé avec avis de réception à l’Urssaf dont dépend l’établissement où travaille le salarié. L’employeur doit conserver l’accusé de réception jusqu’à l’établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS). En l’absence de cet accusé, tout document prouvant que la déclaration a été effectuée, comme l’avis de bonne réception de la télécopie ou le double de la lettre d’envoi accompagné du récépissé postal, doit être présenté.
Les sanctions en cas de non-respect
Sanctions civiles et administratives
Ne pas effectuer la DPAE expose l’employeur à des sanctions variées. La sanction civile consiste en la régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées en raison de l’absence de déclaration. En outre, une pénalité administrative de 1 245 € par salarié concerné peut être imposée. Les sanctions pénales incluent une amende pouvant atteindre 45 000 € et une peine d’emprisonnement de trois ans pour une personne physique, et une amende de 225 000 € ainsi qu’un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.
Sanctions pour non-présentation de documents
Les sanctions pour non-présentation de documents sont passibles de contraventions de la 4e classe. Cela inclut l’absence de présentation de l’avis de réception de l’Urssaf ou des preuves de la DPAE lors d’une réquisition par les agents de contrôle. Le défaut de remise rapide au salarié d’une copie de la DPAE, de l’accusé de réception, ou, à défaut, d’un contrat écrit mentionnant l’organisme destinataire de la DPAE est également sanctionné.
Conclusion
La DPAE est une étape cruciale pour assurer la conformité de votre entreprise en matière d’embauche. Elle regroupe les démarches administratives essentielles pour la protection sociale du salarié et permet d’éviter des sanctions lourdes. En respectant ces obligations légales, l’employeur contribue à la régularité et à la transparence des relations de travail, renforçant ainsi la confiance mutuelle entre employeurs et salariés. Pour plus d’informations et de conseils, la CAPEB se tient à votre disposition pour vous accompagner dans ces démarches.
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